أهم نصائح لتجنب اشهر الأخطاء الشائعة في الأكسل

أهم نصائح لتجنب اشهر الأخطاء الشائعة في الأكسل
وجود مصادر خارجية
ميزة سحب البيانات من مصادر خارجية في Microsoft Excel تعد من المزايا القوية التي يمكن الاستفادة منها.

ومع ذلك، يمكن أن يواجه المستخدمون الذين يعتمدون على Excel بشكل منتظم رسالة خطأ تظهر في نافذة منبثقة تحذر من وجود روابط إلى مصدر خارجي أو أكثر.

قد تكون غير آمنة. وتطرح السؤال: “هل يحتوي هذا المصنف على روابط لمصدر خارجي قد يكون غير آمن؟”

من الضروري التعامل بجدية مع هذه الرسالة، خاصة إذا كنت تستخدم Excel لإدارة الحسابات أو التعامل مع معلومات حساسة مثل البيانات المصرفية.

وفي حال واجهت هذه المشكلة، من الأفضل الانتقال إلى قائمة “البيانات” في شريط القائمة، ثم اختيار “تحرير الروابط”. سيوضح لك هذا الخيار المصادر الخارجية المرتبطة بالمصنف.

تأكد من تحديث هذه الروابط، وإذا لم يكن الأمر كذلك، يمكنك نسخ الروابط الجديدة ولصقها كنص عادي لضمان استقرارها.

البيانات المخفية

إخفاء الصفوف أو الأعمدة في Excel يمكن أن يكون وسيلة فعالة لتنظيم جدول البيانات الخاص بك. ومع ذلك، قد يكون من السهل نسيان هذه البيانات المخفية.

مما قد يؤدي إلى إرسال جدول البيانات إلى جهة خارجية لم يكن من المفترض أن تطّلع على تلك المعلومات المخفية.

ولتجنب هذا الخطأ، تأكد دائمًا من فحص الصفوف أو الأعمدة المخفية قبل مشاركة جدول البيانات مع الآخرين.

فإذا كنت ترسل جدول البيانات وتريد التأكد من عدم تضمين البيانات المخفية.

يمكنك استخدام الاختصار التالي لضمان مشاركة الخلايا المرئية فقط: “Ctrl + G > خاص > الخلايا المرئية فقط > حسنًا”.

نظرة جديدة
في حين أن هذه النصيحة قد تكون عامة لأي مستندات هامة، فإنها تنطبق أيضًا على جداول بيانات Excel. من المفيد دائمًا مراجعة جدول البيانات بزوج جديد من العيون للتأكد من عدم وجود أخطاء أو بيانات مفقودة.

لذلك، بعد الانتهاء من إعداد جدول البيانات، حاول إعادة مراجعته بعد أخذ قسط من الراحة أو بعد النوم ليلاً.

التحقق اليدوي من الصيغ
عند التعامل مع كميات كبيرة من البيانات والحسابات في Excel، من الضروري التأكد من دقة الصيغ المستخدمة.

فعلى الرغم من أن Excel يمكنه أتمتة الحسابات بشكل رائع، إلا أن خطأ بسيط في الكتابة أو نقرة خاطئة قد تؤدي إلى نتائج غير صحيحة.

لذا، تأكد دائمًا من فحص الصيغ يدويًا للتحقق من الأخطاء المحتملة.

عند تحديد خلية، ستظهر الصيغة المستخدمة في شريط الصيغة أعلى الصفحة، استخدم هذا للبحث عن الأخطاء أو القيم الخاطئة.

وفي الختام نرجو أن تكون قد علمت أهم نصائح لتجنب اشهر الأخطاء الشائعة في الأكسل.